Les références peuvent fournir des informations importantes à propos de vos candidats. Par exemple, une référence d'un employeur peut indiqué si votre candidat peut bien gérer un environnement stressant. Une référence d'un propriétaire immobilier peut indiquer si votre candidat sera respectueux envers ses voisins et votre propriété. Avec Certn, vous aurez l'opportunité de créer vos questionnaires vous-même pour les références de vos candidats afin d'acquérir des détails importants. Vos questions seront utilisées dans le cadre de demandes de références électronique et téléphoniques.

L'article présent explique les quatre étapes requises pour créer et utiliser vos questionnaires:

1. Créez un modèle 
2. Personnalisez les questions
3. Configurer les paramètres des vérifications de références 
4. Utilisez vos questions personnalisées de références

Créer un modèle

Pour créer vos questions de références, commencez tout d'abord par créer un modèle de références.

1. Dans votre tableau de bord Certn, sélectionnez le Menu Utilisateur   > Paramètres. 
2. Sélectionnez Paramètres d'équipe sous l'équipe pour laquelle vous souhaitez créer votre série de questions.
3. Dans la section Paramètres d'équipe, ouvrez l'onglet Références. Vous accéderez donc à la page de Modèles de référence où vous trouverez une liste des modèles existants. 
   
   

   Note pour les usagers de gestion immobilière:  Vous pourrez accéder à deux listes: celle des locataires et celle des employés. Avant de continuer, assurez-vous de sélectionner la liste à laquelle vous voulez ajouter une série de questions en utilisant le menu déroulant.

   

4. Sélectionnez Ajouter un Modèle pour créer un nouveau modèle de référence.
5. Choisissez un nom unique pour votre modèle et écrivez le dans la section Nom du modèle.
6. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos changements.

Vous êtes maintenant prêts à personnaliser les questions dans votre modèle.

Personnaliser les questions

Après avoir créé et nommé votre modèle de questions de références, vous devriez voir la page suivante: 

Votre nouveau modèle contient une série de questions automatiques qui peuvent être modifiées. Vous pouvez sélectionner Ajouter une question pour ajouter une question ou Supprimer pour la supprimer.

Veuillez vérifier les champs suivants pour chaque question dans votre modèle et modifier leurs contenus si nécessaire: 

1. Required: Sélectionnez cette option si vous voulez rendre une question obligatoire. Sinon, ignorez simplement cette option.
2. Type: Choisissez un type de question à partir du menu déroulant. Il se peut que de nouveaux champs apparaissent dans la section Texte de la question selon le type de question choisi. 
3. Texte de la question: Ajoutez une question à poser à l'employeur. Vos questions peuvent contenir des variables telles que {{ first_name }}. Celles-ci doivent être formulées de cette façon afin de générer des questions personnalisées. De plus, certaines questions doivent être formulées d'une façon spécifique afin que notre système puisse générer un résultat approprié (Complet ou À revoir) dans le rapport. Les sections ci-dessous peuvent être utilisées comme sources pour apprendre comment écrire ces questions en respectant les exigences nécessaires:
   • Utiliser les variables personnalisées
   • Formuler différents types de questions

Après avoir révisé et modifié vos questions, assurez-vous de cliquer sur "Sauvegarder" pour garder votre modèle tel quel.

Utilisation de données personnalisées

Lorsque vous envoyez une invitation à compléter une vérification des antécédents judiciaires à vos candidats, ceux-ci doivent fournir leur prénom, leur nom de famille ainsi que les informations de leur employeur. Vous pouvez inclure ces données personnalisées telles que {{ first_name }}, {{ last_name }}, and {{ company_name }} dans les questions de votre modèle. Avant d'envoyer les questions aux références, notre système remplace ensuite les données personnalisées dans vos questions par les informations fournies par vos candidats:

Exemple:

Votre candidat a fourni les informations suivantes:

Prénom: Salikha
Nom de famille: Ismailova
Nom de la compagnie: Certn

Vous avez écrit le texte suivant:

Quelle était la position la plus récente ayant été occupée par {{ first_name }} {{ last_name }} chez {{ company_name }}?

La référence de votre candidat voit la question suivante: 

Quelle était la position la plus récente ayant été occupée par Salikha Ismailova chez Certn?

Voici une liste de données possibles:

• first_name: le prénom du candidat
• last_name: le nom de famille du candidat
• start_date: la date début d'emploi du candidat (pour une référence d'emploi) ou la date d'emménagement (pour une référence de location)
• end_date: la date de fin d'emploi (pour une référence d'emploi) ou la date de déménagement (pour une référence de location)
• company_name: l'entreprise dans laquelle le candidat a travaillé avec sa référence d'emploi.
• position: titre du poste du candidat.
• address: l'adresse résidentielle du candidat (peut être utilisée par des utilisateurs en gestion immobilière)
• team_name: le nom de votre équipe dans le système Certn

Certaines questions peuvent utiliser un language de programmation logique, tel que dans l'exemple en gras ci dessous:

Exemple:

Est-ce que {{ first_name }} a travaillé chez {{ company_name }} du {{ start_date }}{% if end_date %} au {{ end_date }}{% endif %}?

Dans l'exemple ci-dessus, le language de programmation logique ne laisse apparaitre le texte entre les parenthèses {% if end_date %} et {% endif %} que si celui-ci répond aux exigences. Dans ce cas, le texte n'apparaitra que si une date de fin d'emploi est inclue. Les candidats doivent inclure une date de début ainsi qu'une date de fin pour chaque référence d'emploi ou de location, sauf pour les emplois ou locations actuelles. Dans ce cas, seule la date de début est requise. Le language de programmation logique aide à ce que les questions envoyées aux références puissent être utilisées peut importe si cette référence provient de leur emploi actuel ou d'un ancien emploi.

Exemple:

Si le candidat fourni des informations à propos de leur emploi actual, ils n'auront pas besoin d'inclure une date de fin d'emploi, et leur référence verra donc la question ci-dessous: 

Est-ce que Salikha travaille chez Certn depuis le 2020-10-25? 

Les candidats fournissant des informations à propos d'un emploi précédent doivent aussi fournir la date de fin d'emploi. La référence recevra donc la question suivante: 

Est-ce que Salikha a travaillé chez Certn du 2020-10-25 au 2021-10-25? 

Formuler différents types de questions

Cinq types de questions sont disponibles: Vrai/Faux, Oui/Non, Questions à Choix Multiples, Questions à développement, and Échelle Numérique (1-10). Afin que notre système donne un score approprié selon la réponse reçue, la plupart des types de questions nécessitent d'utiliser une formulation spécifique de vos questions. Certaines questions nécessitent également de compléter d'autres champs.

Vrai/Faux

Notre système évalue les réponses « Vrai » comme étant les bonnes réponses. Formulez vos questions Vrai/Faux afin qu'une réponse « Vrai » représente quelque chose de positif à propos de votre candidat. 

Écrivez: Est-ce que {{ first_name }} {{ last_name }} travaille bien au sein d'une équipe?

N'écrivez pas: Est-ce que {{ first_name }}{{ last_name }} a eu de la difficulté à travailler au sein d'une équipe?

Oui/Non

Notre système évalue les réponses « Oui » comme étant la bonne (positive) réponse. Formulez vos questions Oui/Non afin que la réponse « Oui » représente quelque chose de positif à propos de votre candidat.

Écrivez: Est-ce que {{ first_name }} {{ last_name }} était ponctuel et fiable?

N'écrivez pas: Est-ce que {{ first_name }} {{ last_name }} était souvent en retard ou absent?

Choix multiples

Des nouveaux champs requis apparaitront lorsque vous sélectionnez l'option de question à choix multiples:

• Option d'une question à choix multiple: Utilisez les champs afin d'ajouter vos choix multiples. Assurez-vous qu'au moins une de ces options est véridique. Vous pouvez utiliser les variables personnalisées, telles que {{ position }}, dans vos choix multiples.
• Option de choix multiple correcte: Sélectionnez la bonne option dans le menu déroulant.  

Question à développement 

Ce type de question ne nécessite pas de formuler vos phrases de certaines façons ou de remplir de nouveaux champs. Cette option est souvent utilisée pour donner l'opportunité aux références d'écrire des commentaires.

Échelle numérique

Notre système considère le chiffre « 10 » comme étant la meilleure réponse (ou la réponse la plus positive). Formulez vos questions à choix multiples afin que le chiffre « 10 » équivaille à la réponse la plus positive.

Écrivez: Est-ce que {{ first_name }} {{ last_name }} s'entendait bien avec ses collègues (1 pas du tout, 10 très bien)? 

Configurer les paramètres des vérifications de références

Avant d'envoyer une nouvelle demande à un candidat, vous pouvez choisir des valeurs automatiques reliées aux demandes de références. Bien que cela est optionnel, cette fonction se trouve dans vos paramètres de Gestion d'équipe:

1. Sélectionnez le Menu de l'utilisateur  > Paramètres dans votre tableau de bord Certn. 
2. Sélectionnez les Paramètres d'équipe sous l'équipe pour laquelle vous voulez créer des questions de références.
3. Dans la page de Paramètres d'équipe, cliquez sur l'onglet Demandes.

Plusieurs paramètres liés aux références se situent dans cet onglet, incluant ceux-ci:

• Paramètres des demandes d'antécédents résidentiels et d'emploi

• Paramètres des demandes de vérification des références résidentielles et d'emploi

• Informations de contact requises pour chaque employeur (adresse email et/ou numéro de téléphone)

• Paramètres liés au délai d'expiration pour les applications de candidats qui ne répondent pas.

Utilisez votre modèle de questions des références

Après avoir créé, personnalisé et enregistré votre modèle de références, vous pouvez l'utiliser pour effectuer les vérifications de vos candidats:

1. Sélectionnez Envoyer la demande dans le coin supérieur-droit de votre tableau de bord Certn.
2. Sélectionnez le service de référence d'emploi ou de location.
3. Sélectionnez votre modèle de référence dans le menu déroulant intitulé Sélectionnez un modèle de référence.
   
4. Remplissez les champs requis tel que le nombre minimum et maximum de références. Vous pouvez choisir soit un nombre de références à fournir par le candidat, ou que les références fournies couvrent une certaine période de temps précédant l'application.
5. Sélectionnez Ajouter à la commande, puis complétez votre demande comme à l'habitude. 

Après avoir envoyé la demande, le candidat recevra un courriel contenant le liens vers l'application. En cliquant sur ce liens, le candidat ouvrira l'application et pourra remplir les champs requis avec leurs informations personnelles ainsi que celles de leurs références. 

Lorsque le candidat aura complété et envoyé leur application, l'une des situations ci-dessous se produira selon le type de référence sélectionné: 

• Référence par courriel: Un lien unique sera envoyé aux référence du ou de la candidate par courriel. Chaque référence pourra compléter votre modèle de questions de référence et soumettre leurs réponse.
• Référence par téléphone: Nos Spécialistes des Vérifications seront mis au courant de votre demande et pourront contacter la ou les références en utilisant votre modèle de questions de références.

Une fois que le rapport est complet, vous pourrez le visionner à partir de votre tableau de bord Certn. Dans le rapport, vous pourrez lire les réponses des références à vos questions.